サイバーソリューションズ株式会社様のAXLGEAR導入事例

サイバーソリューションズ株式会社様

2000年設立
代表取締役社長秋田健太郎
資本金 100,000,000円https://www.cybersolutions.co.jp/

サイバーソリューションズ株式会社は、メールソリューションの専門企業。法人企業向けに電子メールサーバやメールアーカイブシステム、メール無害化転送システムなどを、オンプレ・クラウド問わず提供している。2019年11月時点で同社サービスの累計導入企業数は19,000社。社会貢献事業として、クラウドメールサービス「CYBERMAILΣ」の売上の一部をチャリティ基金に充てている。

契約変更の手続きがAXLGEARだけで完結システムの脱サイロ化により、顧客データの集約が可能になった

2009年からクラウド型メールサービスを提供しているサイバーソリューションズ株式会社。当時からWEBデータベースで契約管理をしていたが、都度発生する見積書・請求書の作成などはそれぞれサイロ化したシステムで行っていたため、契約変更の各種手続きは人の手に頼っていた。システムのサイロ化を解消すべく、同社は見積作成からサービス提供までを一元管理できるサブスク型ビジネス支援ソフトウェア「AXLGEAR」を導入。今回は、代表取締役社長秋田健太郎氏と、管理部管理グループ森祐美子氏に導入背景や効果を伺った。

導入前の課題と解決

課題

人力で契約変更に関するデータを受け渡していた
営業部の手で見積処理・受注処理を行っていた
管理部の手でサービス開通変更案内を送付していた

解決

見積作成からサービス提供までを一気通貫で行える
顧客がダイレクトに見積処理・注文処理できる
サービス開通変更案内を自動送付できる

導入イメージ

①コントロールパネル（CP）を通じて顧客・代理店向けに見積発行ができます。顧客・代理店は、発行された見積から「注文ボタン」を押すことにより注文操作ができます。
②注文が承認されるとサービス開通担当者へ自動で開通依頼の通知をします。
③会計システムとの定期CSV連携これらシステム連携や自動化処理により各種の業務効率化が実現できました。

サイロ化された情報をAXLGEARで一元管理ユーザー専用CPの提供により、見積処理・注文処理が顧客の手で

システムのサイロ化により、契約管理業務が煩雑化＆属人化

サイバーソリューションズ株式会社は設立当初、オンプレミス型のメールサーバを手がけていた。同社が「CYBERMAILΣ（サイバーメールシグマ）」をはじめとするクラウド型メールサービスの提供を開始したのは2009年。「今後はクラウドサービスが求められる」という、代表取締役社長秋田健太郎氏の先見的な判断からだった。秋田氏の読み通りクラウドサービスの利用アカウント数は年々増加し、2020年3月時点で300,000アカウントに。ところが、アカウントの増加と比例するように契約管理業務が煩雑化・属人化した。クラウドサービス開始当時から、同社は契約管理に既存のWEBデータベースを活用してきた。自社で設計し作ることができる自由度の高いシステムではあったが、都度発生する見積書・請求書の作成などはそれぞれ別のシステムで行っていた。システム連携はできていなかったため、システムがサイロ化し、見積書・契約内容変更届・請求書といった顧客データの受け渡しや、サービス開通変更案内などは手作業だった。「契約管理が煩雑になると、お客様にも負担がかかります。お客様・当社の双方がフレキシブルに対応できるシステムを入れたいと考えておりました」（秋田氏）。 CYBERMAILΣの料金体系は、1アカウント250円の月額制だ。クラウドサービスは従来提供していた売り切り型のオンプレミス製品と違い、アカウント数の増減に伴って契約内容の変更が発生する。同社は契約変更を紙ベースで行っており、顧客が変更届に必要事項を記載し、申し込み、変更届を受理した営業担当者が印鑑を押す手順を踏む必要があった。手作業による受注処理は、小さな変更をするにも時間がかかった。契約管理業務が煩雑になると、当然、営業担当者の業務も属人化する。例えば、顧客から依頼があるたびに対応する見積書の作成がそれだ。アナログな見積処理はどうしてもブラックボックス化しやすい。業務の属人化は技術部門でも発生した。以前、契約管理に使用していたWEBデータベースは、同社の特定のシステム担当者が既存システムをカスタマイズし続けたもの。使用期間が長くなるほどシステムの仕様が複雑になった。「サブスクリプション型サービスの提供における一連の業務に対応した契約管理システムを導入すれば、属人化が解消されるのではと思いました。比較した他社製品の中でもAXLGEAR は、APIデータ連携などが可能な点から柔軟性があるシステムだと感じました」（秋田氏）。

顧客データの一元管理を実現！顧客による見積・注文処理も可能に

秋田氏の期待通り、以前使用していた契約管理システムの運用業務の属人化が、AXLGEARの導入により解決した。「営業担当者の業務の属人化もじきに解消されると考えております。おそらく、営業工数は大幅に削減できるのではないでしょうか」（秋田氏）。 AXLGEARは顧客のサービス利用のライフサイクルを一元管理できるため、システム上で見積作成から請求書発行までのフローを一気通貫で行える。また、顧客専用の管理画面を通じて顧客自身がダイレクトに契約内容を変更できるようになったことについて、秋田氏と管理部管理グループ森祐美子氏は「お客様の利便性が高まった」と口をそろえる。以前使用していたシステムには「セルフサービス機能」はなかったという。「契約内容の変更は月に数十件あるのですが、プロバイダー直販のお客様はご自身で見積・注文処理をしていただくので、その分の業務工数は減ってきたと感じます」（森氏）。AXLGEARなら顧客がボタン一つで見積・注文処理を行えるため、紙ベースの契約管理だと起こりやすい人的ミスを防げる。さらにAXLGEARの「オートメーション機能」により、手作業で行っていたサービス開通変更案内の送付が自動化されるという予期せぬメリットも得た。

将来のサービス拡充による多様な契約形態にも対応できると期待

同社が展開するサービスにはクラウド版とオンプレ版があるが、それぞれの顧客情報を別々のシステムで管理してきた。一括管理したい考えはあったものの、管理項目などが異なることからなかなか実行に移せなかったという。これが、AXLGEARに実装されているAPIと他システムと連携させることにより実現可能に。さらなる業務の効率化が期待できる。データ連携ができない場合でも、同社内で中間処理の仕組みなどを構築すれば柔軟な連携が可能になる。「当社はメールを中心としたソリューションを展開してきました。リモート勤務といった距離を感じないコミュニケーションのニーズが高まっていることから、今はユニファイドメッセージングシステム（※）のソリューションに力を入れつつあります。これまで以上に多様な契約形態が必要になると思いますが、AXLGEARを使って対応できると考えています」（秋田氏）。2018年10月、メールシステムやメールアーカイブシステムといった同社のシステムとの連携が可能なビジネスチャット「CYBERCHAT（サイバーチャット）」をリリースした同社。今後も、ワークスタイルに合わせて柔軟なコミュニケーションが取れるサービスを提供し続ける。