ナレッジスイート様のAXLGEAR導入事例

2006年11月1日 設立
代表取締役社長 兼 CEO 稲葉 雄一
資本金 376,820,000円
http://ksj.co.jp/

社員が持つ目に見えない知識や経験こそが、企業本来のビッグデータと考えるナレッジスイート。
そのためこれらを可視化し、生きた会社資産とすることが最も重要だとして2008年、SaaS型クラウドグループウェア「Knowledge Suite」を発表した。企業の知識リポジトリであることから、同社はこれを「脳の記憶補助装置」と評し、以来、着実にラインナップを拡充しつつ、企業の知識増大に資するサービス開発に邁進している。

課題

1. 顧客の増加で高まった利用料契約の複雑性と業務の属人性
2. 事業成長に対応が遅れがちなバックオフィス体制
3. 直販にも力を入れていくことで直接請求の顧客が急激に増加

解決

1. 数百件規模の急激な顧客アカウント増加に対応
2. 契約管理業務の複雑性や属人性を解消しつつ、コストを削減
3. 請求処理リードタイムが最大2週間から2営業日に短縮

顧客の増加に逼迫しがちなバックオフィス体制

「Knowledge Suite」は、ナレッジスイート株式会社が2008年から提供しているSaaS型クラウドグループウェアだ。SFAとCRMを融合したグループウェアで、スケジュール管理から顧客管理までを網羅するコミュニケーションツールとして、サービス提供開始以来、導入実績を着実に伸ばしている。しかし一方、契約についてはお客様の要望に応じて対応してきたため、結果として「1顧客1契約」といえるほど複雑化していったという。管理業務の現場では、契約業務には担当者が簡易的なデータベースを利用しながら、ノウハウを駆使して対応しており、属人化しがちな状況だった。 そして2015年11月、同社ではこれまで販売パートナー経由の間接販売と同社からの直接販売の割合を7:3としてきたが、直販にも力を入れていくことになった。これに伴い、管理する顧客アカウント数についても増大する懸念があったという。簡易的なデータベースで業務を行っている体制では、契約業務の遂行に混乱を招くリスクがあった。さらに、そのデータベースは契約の登録機能にとどまっていたため、そこから優良顧客を抽出したり、売上を集計するなどの分析機能が不足していた。当時、Knowledge Suiteの利用企業は約4500社を超えており、事業ステージが大きく変わろうとしている中、次の成長戦略を描くためにも契約管理業務の見直しと可視化は同社にとって重要な課題だった。

契約自動管理ソリューション「AXLGEAR」を選び抜いた

ナレッジスイート株式会社 取締役 コーポレートビジネスユニット長 柳沢 貴志氏は、こうした課題の解決に、システムを自社で開発するか、ニーズに合った契約管理システム開発をシステムインテグレータに依頼してスクラッチで開発するかなど、多面的に検討を始めた。しかし、社内リソースは引き続きサービス開発に集中させたい想いが強かった点と、早期に運用開始したいというスピードの点から、外部サービスとして利用できるSaaS型モデルを中心に選定することにした。柳沢氏はその中から、外資系サービスを含めて3社に絞り込んでいった。そして検討の結果、AXLBIT（アクセルビット）株式会社が提供する契約自動管理ソリューション「AXLGEAR（アクセルギア）」を選び抜いた。柳沢氏はその理由を次のように語る。「外資系サービスは、グローバルレベルで多くの実績がありましたが、日本特有の間接販売モデルをカバーする機能がありませんでした。その点、AXLBITは、当社のビジネスモデルや商流をよく理解していて、当社のサービスにも合致していました。また、サービス体系もシンプルでわかりやすく、AXLBITはサービス提供事業者側の視点で、必要な機能を今後も充実させてくれる期待が持てました。これにより充実した契約分析が実現でき、業績向上のツールとして活用できそうな点を高く評価しました」

ナレッジスイートが契約自動化ソリューションを導入

2016 年3 月、同社はAXLBIT のサポートを受けながら契約体系の整理を進めていった。その後、サービス開始に向けて構築を開始し、4 月には受け入れテストも問題なく終えた。5 月上旬、当初の予定通りAXLGEARは本番稼働を果たした。これにより、開通案内送付の自動化や直販顧客の請求書ダウンロードの自動化で、契約管理業務の人件費削減や郵送費などの諸経費の削減も実現している。 そしてそれ以上に効率化を成し遂げたのは、業務処理におけるリードタイムの短縮である。その代表的なものが請求処理だ。Knowledge Suite はデータ蓄積量に応じた従量課金であるため、請求金額は月次で精算することになる。契約体系が複雑だったこともあって、これまでは請求金額の算出に最大約1 週間かかっていたが、現在は約2 営業日にまで縮まったという。このほか、月次決算など会計業務の前倒し遂行も達成するなど効果が現れている。 今後、同社は顧客や販売パートナーからシステム経由で、追加変更の申込受付などにもAXLGEAR を活用して自動化を推進していく。また、開通処理の自動化などにもAXLGEAR によって自社内の業効率化やコストダウンを進めていきたいとしている。そして柳沢氏は、AXLGEAR が予算実績対比の可視化、リアルタイムに状況を把握できることから、業績目標達成に直結する経営の次の対策を柔軟に講ずることができると考えている。さらに、契約分析で得た販売ノウハウを販売パートナー企業にも展開する形でサポートを提供していきたいという。「ナレッジスイートの顧客管理とAXLGEARの契約管理におけるリレーションは、業務効率を高めるばかりではなく、KnowledgeSuite の付加価値向上、業績向上につながります。選定時の直感は今や確信となっています」柳沢氏はこう語り、次のビジネスステージへの飛翔に思いを膨らませている。

Knowledge Suiteとは

ナレッジスイート株式会社の「KnowledgeSuite」は、グループウェア、SFA/CRM、問い合せ管理、集計・分析ツールなど、複数の機能が最初から使えるオールインワSaaS型サービス。必要な時に必要な分だけ利用するというSaaSの理念に忠実な料金体系を実現。データ蓄積量に応じた従量課金であるため、社員が増えても、マルチデバイスで使っても料金が変わらないという点が、顧客企業が同サービスを選ぶ理由の1つだという。

ナレッジスイート株式会社
取締役
コーポレート
ビジネスユニット長
柳沢 貴志氏